Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, email vẫn là phương tiện giao tiếp không thể thiếu, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp. Tuy nhiên, một sự mất cân bằng quyền lực đáng chú ý đang tồn tại: hầu hết các công ty đều biết khi bạn mở email của họ, nhưng bạn lại hoàn toàn không thể xác định liệu email quan trọng của mình đã được đọc hay chưa. Sự chênh lệch này không chỉ gây ra lo lắng mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. Mặc dù nhiều người phản đối việc theo dõi email, chúng tôi tin rằng việc trang bị công cụ tương tự cho người dùng cá nhân là cần thiết để cân bằng sân chơi và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bóc Tách Tranh Cãi: Thông Báo Đã Đọc Email Là Xâm Phạm Quyền Riêng Tư Hay Công Cụ Minh Bạch?
Tính năng thông báo đã đọc (read receipts) trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào luôn là một chủ đề gây tranh cãi. Nhiều người cho rằng đây là một sự xâm phạm quyền riêng tư, tạo áp lực buộc người nhận phải phản hồi gấp rút, thậm chí là khó chịu khi người khác “soi mói” thói quen đọc email của mình. Quan điểm này hoàn toàn có cơ sở, tuy nhiên, hãy cùng xem xét một khía cạnh khác.
Email đã ra đời từ những năm 1970, và kể từ đó, giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển vượt bậc. Ngày nay, phần lớn chúng ta sử dụng các nền tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin tức thời như Zalo, Messenger, WhatsApp khi trò chuyện với bạn bè và gia đình. Điều thú vị là, các nền tảng này đã tích hợp sẵn tính năng thông báo đã đọc vào trải nghiệm cốt lõi của ứng dụng, và chúng ta đã chấp nhận điều này như một điều bình thường.
Hình ảnh minh họa một thẩm phán chấp thuận đề xuất sử dụng thông báo đã đọc email trong phiên tòa.
Ngược lại, phần lớn người dùng sử dụng email chủ yếu cho các mục đích kinh doanh hoặc giao tiếp chính thức. Đây là những môi trường mà sự minh bạch trong giao tiếp là điều cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và xác nhận hay chưa thực sự mang lại nhiều lợi ích. Nhưng vì email truyền thống không hỗ trợ thông báo đã đọc theo mặc định, chúng ta thường xuyên rơi vào trạng thái chờ đợi, băn khoăn liệu ai đó đã thực sự xem những gì chúng ta gửi đi hay chưa.
Sự Thật Phơi Bày: Các Công Ty Đã Âm Thầm Theo Dõi Email Của Bạn Như Thế Nào?
Có thể bạn đã biết rằng hầu hết các email marketing và bản tin (newsletter) bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều chứa một trình theo dõi (tracker) bên trong. Công bằng mà nói, thường không có ý đồ xấu xa nào đằng sau các trình theo dõi email này. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa việc gửi email nào đến ai để đảm bảo chúng được mở và đọc, từ đó nâng cao hiệu quả chiến dịch.
Nhóm doanh nghiệp đang phân tích chỉ số mở email trong một buổi thuyết trình về chiến dịch marketing.
Nhưng dù với bất kỳ lý do nào, sự thật là các công ty biết liệu và khi nào chúng ta mở email của họ. Trong khi đó, hầu hết thời gian chúng ta không nhận được sự ưu ái tương tự. Khi chúng ta gửi email cho những công ty này, chúng ta thường không biết liệu thư của mình có được nhận và đọc hay không, hay chúng đã biến mất vào “hố đen” của một hộp thư đến lộn xộn. Điều này cho thấy một sự mất cân bằng cơ bản trong quyền lực email mà chúng tôi tin rằng cần phải được giải quyết.
Một số công ty sử dụng tính năng trả lời tự động (auto-responder) để gửi email xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người cụ thể có thực sự đọc email đó hay không, vốn là điều chúng ta muốn biết.
Minh Bạch và Trách Nhiệm: Lợi Ích Của Thông Báo Đã Đọc Trong Giao Tiếp Chuyên Nghiệp
Hãy tưởng tượng tình huống này: bạn đang gặp vấn đề với một sản phẩm hoặc dịch vụ vừa mua và muốn liên hệ với đội ngũ hỗ trợ hoặc yêu cầu hoàn tiền. Thật không may, bạn nhận ra rằng email là kênh liên lạc duy nhất được cung cấp. Bạn gửi tin nhắn và sau đó – im lặng!
Hình ảnh những phong bì email bị lạc trong mê cung, tượng trưng cho sự không chắc chắn khi gửi email.
Liệu có ai đã xem email đó chưa? Hay họ chỉ đang bận và bạn nên kiên nhẫn chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ đã nhận được và chỉ đang chờ thời gian hoàn tiền trôi qua? Và điều đáng lo ngại nhất – liệu họ có nhận được email của tôi không?
Tình huống khó chịu này không hề xa lạ, và chắc chắn nhiều người trong số chúng ta đã từng trải qua điều tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một hệ thống tương tự như “dấu tích” khi đã nhận và “dấu tích xanh” khi đã đọc, nó có thể giúp xoa dịu những lo lắng này.
Thông báo đã đọc cung cấp thông tin hữu ích, giúp bạn đưa ra quyết định và giảm bớt căng thẳng. Ví dụ, nếu email đã được đọc, bạn có thể chờ vài giờ để nhận được phản hồi trước khi gửi một email nhắc nhở. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa đọc, bạn biết rằng mình không nên lãng phí thời gian với email theo dõi mà thay vào đó nên tập trung tìm kiếm các kênh liên lạc khác hoặc đến trực tiếp cửa hàng (nếu có).
Khám Phá Các Phương Pháp Hiện Có: Làm Thế Nào Để Bật Thông Báo Đã Đọc Email?
Sau khi đã trình bày những lập luận ủng hộ việc sử dụng thông báo đã đọc email, có lẽ bạn đang muốn biết làm thế nào để tự mình sử dụng chúng. Thật không may, hiện không có cách hiệu quả hoặc tiện lợi để sử dụng thông báo đã đọc trong email như chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin. Email, với tư cách là một công nghệ, được thiết kế để truyền tin nhắn đơn giản mà không có chức năng thông báo đã đọc nguyên bản hoặc phổ quát.
Các trình theo dõi (trackers) được “chế tạo” lại dựa trên nhu cầu của người dùng. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (được gọi là tracking pixels) tải khi bạn xem email, ngay lập tức báo cho người gửi biết rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu trình theo dõi không tải được (ví dụ: tính năng tự động tải ảnh bị tắt), ngay cả khi email được mở, bạn cũng sẽ không biết – khiến nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Hơn nữa, việc thêm các trình theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí mà bạn nhận được khi đăng ký dịch vụ email marketing – mà các công ty sử dụng để gửi email quảng cáo cho bạn. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ email marketing để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu của email hoặc, trong một số trường hợp, cả nội dung email, điều này lại đặt ra một cấp độ mới về vấn đề quyền riêng tư email.
Giao diện màn hình hiển thị bảng điều khiển với tùy chọn yêu cầu thông báo đã đọc email được bật.
Cần lưu ý rằng ở một số nơi, như Liên minh Châu Âu theo GDPR, việc theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký dịch vụ của họ. Nhưng đối với một người bình thường – không phải một thực thể kinh doanh – việc lấy được sự cho phép này sẽ rất phức tạp.
Mặc dù vậy, có một vài dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ thông báo đã đọc email mà không cần trình theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi soạn email và nhấp vào “Yêu cầu thông báo đã đọc” và “Yêu cầu thông báo đã gửi”.
Cửa sổ soạn thảo email Outlook với tùy chọn yêu cầu thông báo đã đọc và thông báo đã gửi được kích hoạt.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải chấp thuận thông báo đã đọc. Nếu họ từ chối, một lần nữa, bạn sẽ không biết được thông tin. Hơn nữa, người nhận thậm chí có thể không thấy hộp thoại “Gửi thông báo đã đọc lại” vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Vì vậy, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm thông báo đã đọc vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản nhất và tuân thủ pháp luật để biết liệu email của bạn đã được mở hay chưa.
Kết Luận
Rõ ràng, chúng ta cần có sự tiêu chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi hơn cho tính năng thông báo đã đọc email. Công nghệ này đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Người dùng cá nhân xứng đáng được hưởng một tính năng đã được tiêu chuẩn hóa, không còn không đáng tin cậy như hiện tại, để có thể sử dụng chúng tương tự như thông báo đã đọc trên các ứng dụng mạng xã hội. Điều này không chỉ tăng cường sự minh bạch, trách nhiệm trong giao tiếp chuyên nghiệp mà còn giảm bớt sự lo lắng không cần thiết cho người gửi.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách bảo vệ quyền riêng tư email hoặc chặn các trình theo dõi email? Hãy khám phá các bài viết liên quan trên Thuthuatvitinh.com để làm chủ hộp thư đến của bạn!
