Trong kỷ nguyên làm việc và học tập từ xa như hiện nay, các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Tuy nhiên, việc tham gia một cuộc họp mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể dẫn đến những trục trặc không đáng có, gây lãng phí thời gian cho cả bạn và những người tham gia khác. Là một chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng các nền tảng họp trực tuyến, tôi luôn tuân thủ một danh sách kiểm tra nhanh gọn trước mỗi buổi họp. Điều này giúp tôi nhanh chóng phát hiện và khắc phục mọi vấn đề tiềm ẩn, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp ngay từ đầu. Áp dụng những thủ thuật chuẩn bị trước cuộc họp trực tuyến này không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn tạo ấn tượng tốt với đối tác, đồng nghiệp.
1. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Micro và Camera
Không có gì khó chịu hoặc thiếu chuyên nghiệp hơn việc tham gia một cuộc họp trực tuyến mà không ai có thể nghe thấy bạn hoặc nhìn thấy hình ảnh của bạn. Nếu chỉ đơn giản là micro bị tắt tiếng hoặc camera chưa bật trong ứng dụng, đó có thể là một lỗi nhỏ dễ khắc phục. Nhưng nếu đó là sự cố phần cứng hoặc trục trặc phần mềm sâu hơn, mọi thứ có thể trở nên rắc rối rất nhanh. Tương tự, chất lượng âm thanh hoặc video kém cũng có thể gây ra những tình huống lúng túng.
Để tránh mọi vấn đề trong cuộc họp, tôi luôn kiểm tra camera và micro trước. Thông thường, tôi sẽ mở ứng dụng camera mặc định trên máy tính, quay một đoạn video ngắn có âm thanh, sau đó phát lại để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng như mong đợi. Tôi cũng kiểm tra trực tiếp micro và camera trong ứng dụng họp trực tuyến mà tôi sắp sử dụng (ví dụ: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). Đây là một bước đơn giản nhưng có thể giúp bạn tránh được áp lực không cần thiết vào phút chót.
Webcam gắn trên màn hình máy tính để kiểm tra chất lượng hình ảnh và âm thanh trước cuộc họp trực tuyến.
Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng hoặc trang web hội nghị video mới lần đầu, hãy đảm bảo điều chỉnh cài đặt quyền truy cập để cấp cho ứng dụng hoặc trình duyệt quyền truy cập vào micro và camera của bạn.
2. Đảm Bảo Kết Nối Internet Luôn Ổn Định
Ngay cả khi đã chuẩn bị mọi thứ cẩn thận, một kết nối internet chậm vẫn có thể làm hỏng cuộc họp của bạn. Video giật lag, âm thanh chập chờn hoặc các sự cố ngắt kết nối ngẫu nhiên có thể để lại ấn tượng xấu. Để tránh những tình huống đáng xấu hổ đó, tôi luôn kiểm tra tốc độ internet của mình trước mỗi cuộc họp. Nếu cảm thấy kết nối chậm, tôi sẽ thực hiện một vài bước để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ.
Đầu tiên, tôi ngắt kết nối các thiết bị khác khỏi mạng để đảm bảo thiết bị tôi đang sử dụng có băng thông lớn nhất. Tôi cũng đóng các ứng dụng không cần thiết hoặc các bản tải xuống đang chạy ngầm. Di chuyển lại gần bộ định tuyến (router) hoặc sử dụng kết nối Ethernet có dây cũng giúp cải thiện đáng kể. Và để đề phòng, tôi luôn chuẩn bị sẵn một giải pháp dự phòng, chẳng hạn như điểm phát sóng di động (mobile hotspot), để đảm bảo kết nối ổn định ngay cả khi có sự cố.
3. Xác Nhận Đăng Nhập Đúng Tài Khoản Cuộc Họp
Dù bạn là người lên lịch cuộc họp hay được mời tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập bằng cùng tài khoản đã dùng để tạo hoặc nhận lời mời. Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều tài khoản, chẳng hạn trên Zoom hoặc Microsoft Teams, việc đăng nhập sai tài khoản có thể ngăn bạn mở liên kết hoặc tham gia cuộc gọi.
Khi sử dụng trình duyệt, nó có thể tự động đăng nhập bạn vào tài khoản mặc định. Nếu đó không phải là tài khoản chính xác cho cuộc họp, bạn có thể không có quyền truy cập để tham dự. Tôi đã từng gặp tình huống này vài lần trên Google Meet. Để tránh bị chậm trễ, hãy nhanh chóng kiểm tra xem bạn đang sử dụng đúng tài khoản trên trang của ứng dụng và chuyển đổi nếu cần.
4. Tắt Toàn Bộ Thông Báo Để Tránh Gián Đoạn
Hãy tưởng tượng bạn đang chia sẻ màn hình trong một cuộc họp, và đột nhiên một thông báo tin nhắn cá nhân hiện lên cho mọi người cùng xem – khá ngượng nghịu phải không? Ngay cả khi thông báo không mang tính riêng tư, các cảnh báo hoặc lời nhắc từ ứng dụng vẫn có thể làm bạn mất tập trung. Đó là lý do bạn nên quản lý chúng trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều tôi thường làm là tắt tất cả các thông báo.
Nếu bạn đang sử dụng Windows, bạn có thể tắt thông báo bằng cách mở ứng dụng Cài đặt (Settings), đi tới Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications), và tắt tùy chọn “Thông báo” (Notifications) đi.
Hướng dẫn tắt thông báo trên Windows trong ứng dụng Cài đặt hệ thống để tránh gián đoạn cuộc họp.
Để quản lý thông báo trên macOS, hãy nhấp vào menu “Apple” ở góc trên bên trái và mở “Cài đặt Hệ thống” (System Settings). Sau đó, chuyển đến tab “Thông báo” (Notifications) để điều chỉnh cài đặt.
Cài đặt thông báo trên macOS, điều chỉnh để ngăn chặn thông báo bật lên trong các buổi họp trực tuyến.
5. Kiểm Tra Kép Thời Gian Và Tham Gia Cuộc Họp Sớm
Những ngày đầu làm freelance, tôi đã bỏ lỡ vài cơ hội chỉ vì không nắm rõ sự khác biệt về múi giờ. Ngay cả khi đó là vô tình, việc đến muộn có thể khiến bạn trông thiếu đáng tin cậy hoặc thiếu chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao tôi luôn kiểm tra kỹ lưỡng thời gian cuộc họp và có mặt đúng giờ, đặc biệt khi họp với ai đó ở múi giờ khác.
Tôi thường yêu cầu khách hàng cung cấp thời gian cuộc họp theo giờ UTC (Giờ phối hợp quốc tế) và sau đó tự chuyển đổi sang giờ địa phương của mình. Tôi cũng đặt lời nhắc cho bản thân để tránh quên. Nếu cuộc họp chưa phải là lời mời trên lịch, việc thêm nó vào lịch của bạn cũng có thể hữu ích. Tôi khuyên bạn nên tham gia sớm vài phút để ổn định và khắc phục mọi vấn đề kỹ thuật vào phút cuối. Những phút phụ trội đó thực sự có thể tạo nên sự khác biệt!
6. Chuẩn Bị Diện Mạo Trực Tuyến Chuyên Nghiệp
Cách chúng ta thể hiện bản thân trên camera ảnh hưởng lớn đến ấn tượng chúng ta tạo ra đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Đó là lý do tại sao, trước mỗi cuộc gọi video, tôi kiểm tra một vài điều: tôi đảm bảo ánh sáng không quá gắt, camera ở góc phù hợp, tôi ở vị trí trung tâm khung hình và ống kính webcam sạch sẽ.
Một người dùng kiểm tra góc quay và ánh sáng webcam để có diện mạo tốt nhất trước khi tham gia cuộc họp trực tuyến.
Nếu phông nền của tôi quá lộn xộn, tôi sẽ làm mờ phông nền hoặc sử dụng các bộ lọc phông nền tích hợp sẵn có trong hầu hết các ứng dụng họp. Dù là điều chỉnh ghế hay chỉnh lại tóc, một lần kiểm tra nhanh trước cuộc gọi sẽ giúp tôi tránh được những bất ngờ không mong muốn. Hầu hết các ứng dụng video đều cho phép bạn xem trước camera trước khi tham gia – hãy luôn dành một chút thời gian để kiểm tra xem mình trông như thế nào.
Việc áp dụng các thủ thuật chuẩn bị trước cuộc họp trực tuyến này không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể cho tất cả những người tham gia. Bằng cách chủ động kiểm tra các yếu tố kỹ thuật và môi trường, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro gặp phải các sự cố không đáng có, từ đó tối ưu hóa hiệu quả của mỗi buổi họp. Đừng để những vấn đề nhỏ nhặt làm ảnh hưởng đến năng suất và hình ảnh của bạn. Hãy biến những mẹo này thành thói quen để mỗi cuộc họp trực tuyến của bạn đều diễn ra suôn sẻ và thành công.
Bạn có những bí quyết nào khác để chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới hoặc khám phá thêm các thủ thuật công nghệ hữu ích khác trên thuthuatvitinh.com nhé!
